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Consigli pratici sulla codifica dei principali archivi 12-12-2016

Consigli pratici sulla codifica dei principali archivi

In questo paragrafo saranno dati suggerimenti su come impostare la codifica dei principali archivi e verrà data risposta ad alcune domande tipiche che si possono presentare nella fase di inizio lavori.

A volte la codifica utilizzata per gli archivi di lavoro, come i clienti, fornitori, articoli ecc. non risponde adeguatamente alle esigenza dell'operatore perché può risentire di una impostazione iniziale veloce e poco riflettuta. Il sistema di codifica potrebbe così ripercuotersi sulla flessibilità e velocità di gestione. Nel seguito verrà dato un quadro delle possibilità di codifica dei principali archivi per aiutare l'operatore ad effettuare una scelta della struttura dei codici idonea alle esigenze di lavoro.

 

Regole per la codifica alfanumerica

L'ordinamento per codice avviene secondo il criterio:

Prima i numeri, poi le lettere.

Esempio di ordinamento: 1 20 CL01 ts01

 

Regole per la codifica numerica

Per ottenere una disposizione dei codici numerici in ordine crescente è necessario che i codice abbiano la stessa lunghezza.

Esempio: 003 010 200

Se gli stessi codici fossero stati inseriti in questo modo, 3, 10, 200 si avrebbe il seguente ordinamento: 10 200 3

 

Codifica articoli di magazzino

Di seguito vengono illustrate alcune possibilità per come codificare gli articoli di magazzino, in poche parole il codice articolo è molto importante, è giusto che si capisca il metodo più coerente con la propria attività;

 

Per codice a barre

VANTAGGI

Si può conoscere il codice a barre dell'articolo consultando anche un semplice elenco di codici e descrizioni, Ricercando gli articoli per codice a barre essi saranno automaticamente ordinati per produttore.

SVANTAGGI

Codice lungo 8 o 13 cifre, lunghi tempi di codifica. Se non tutti gli articoli sono provvisti di codice a barre, la codifica potrebbe non essere uniforme.

 

Per codice fornitore

Gli articoli sono codificati utilizzando il codice del fornitore

VANTAGGI

Evita all'operatore di dover creare codici, che si potranno infatti conoscere dai documenti di acquisto. Può velocizzare l'imputazione dei dati nei carichi di magazzino con i documenti di acquisto a portata di mano.

SVANTAGGI

Possibilità che il fornitore modifichi la codifica degli articoli: se l'articolo è già stato movimentato in magazzino con il codice precedente, occorre mantenerlo almeno fino a fine esercizio. Possibilità che uno stesso articolo sia acquistato da più di un fornitore.

 

 

Per codice progressivo per la categoria merceologica

Gli articoli sono codificati mediante un codice così strutturato: la prima parte richiama il codice della categoria merceologica a cui appartiene, la seconda presenta un numero progressivo all'interno di ciascuna categoria. Per esempio, se la categoria merceologica è AMA, i codici degli articoli che appartengono a AMA potrebbero essere AMA001, AMA002, ecc.

VANTAGGI

La ricerca degli articoli per codice permette di ottenere un ordinamento anche per categoria merceologica, con il vantaggio di poter richiamare di seguito tutti gli articoli di una categoria merceologica senza dover fare nessun tipo di interrogazione.

SVANTAGGI

Possibilità che l'articolo sia acquistato da più di un fornitore ( in questo caso non si può comunque adottare il codice del fornitore principale).

 

Per codice numerico progressivo.

Gli articoli sono codificati con un numero progressivo, partendo dal primo con codice 1 ed incrementando di una unità o 5 per ogni nuovo articolo inserito. Fare attenzione nell'impostazione della lunghezza del codice, a prevedere con sufficiente approssimazione il numero di articoli gestiti. Per alcune centinaia basta 3 cifre 001 per le migliaia 4 0001, bisogna mettere tanti zero di fronte in base al numero degli articoli. agua, consiglia sempre di usare 6 cifre. 000001 per es. 035035.

VANTAGGI

E' la forma più semplice ed immediata e ne consegue una grande velocità nella codifica degli articoli. Si possono ottenere anche suddivisioni dei vari gruppi, per esempio, 000100 tutto un settore, oppure 050000 un'altro, oppure 100000 gruppo A, 200000 gruppo B ecc. E' il metodo più usato.

SVANTAGGI

Bisogna calcolare giusti i numeri di codice prima di inserirli.

 

Codifica dei Clienti e dei Fornitori

La codifica dei clienti e fornitori presenta i stessi problemi. Il codice di cui si parla è composto di 6 caratteri alfanumerici.

 

 

Per codice alfanumerico

Il codice è composto da lettere e numeri, generalmente nella prima parte si attribuisce qualche lettera alla ragione sociale e nella seconda un numero progressivo. E' consigliabile che la prima lettera del codice sia la prima lettera della ragione sociale, oppure possono essere le prime due o tre Es. La ragione sociale si chiama BIANCHI, il codice potrebbe essere B00001 o, BIA001..

VANTAGGI

Questo tipo di codifica può essere considerato a carattere mnemonico, perché permette di ricordare facilmente i codici. La ricerca risulterebbe più veloce, in quanto la prima lettera corrisponde alla ragione sociale.

SVANTAGGI

Se si hanno molti clienti uguali il tempo perso nella codifica e ricerca è notevole, specialmente su casi come: Ferramenta rossi, ferramenta bianchi, ferramenta grigio ecc.

 

Per numero progressivo

Il codice è costituito da un numero progressivo incrementando di un'unità per ogni nuovo cliente o fornitore inserito.

VANTAGGI

E' una forma semplice e immediata che permette una buona velocità nella codifica dei clienti e fornitori.

SVANTAGGI

La ricerca dei soggetti è poco intuitiva, generalmente non si ricorda il codice e la ricerca deve essere fatta quasi sempre per descrizione.